Aankondiging
Elektronische verzending van een aankondiging van levering per e-mail
De term kennisgeving - of kortweg Avis - verwijst naar de aankondiging van de levering van goederen of betalingen en facturen. De kennisgeving kan elektronisch gebeuren: per telefoon, e-mail, sms of iets dergelijks, of schriftelijk op papier.
Inhoudsopgave
- Definitie
- Aankondiging in het goederenverkeer - Avis
- Aankondigen bij betalingstransacties - betalingsadvies en factuurkennisgeving
Definitie
De term aankondiging - ook wel kortweg avis genoemd - verwijst naar informatie vooraf over de levering van goederen of de levering van betalingen en facturen. De expediteur kondigt de exacte aankomst aan voordat de goederen worden afgeleverd. De aankondiging kan telefonisch of schriftelijk worden gedaan. De reden voor het bestaan van een avis is de nauwe relatie tussen magazijnbeheer en het overlappende commerciële niveau.
Let op: de leveringsbon is niet vergelijkbaar met de leveringsdocumenten! Deze laatste komen alleen samen met de goederen.
Een aankondiging van levering bevat gewoonlijk de volgende informatie.
- Artikelnummer
- Aantal artikelen
- Gewicht en/of volume van het artikel
- Tijdstip van de goederenontvangst
Synoniemen voor kennisgeving zijn bijvoorbeeld avis, afleveringskennisgeving of ASN (Advance Shipping Notice).
Aankondiging van levering
Aankondiging wordt gebruikt in distributieketens, bijvoorbeeld als de ontvanger precieze informatie nodig heeft over de inkomende leveringen van goederen - in deze context ook wel avis genoemd.
Met de verzendbevestiging kunnen zendingen worden gevolgd door expediteurs of pakketdiensten. In het geval van vertragingen in het leveringsproces kunnen knelpunten op het gebied van personeel of apparatuur worden voorkomen dankzij de informatie over de aankomst van de goederen in de verzendmelding. Dit betekent dat zelfs artikelen die te laat aankomen zonder problemen verwerkt kunnen worden. De planning is gebaseerd op de informatie in de verzendmelding.
De volgende voorzorgsmaatregelen kunnen worden genomen als goederen te laat aankomen:
- Herorganisatie van het magazijn om de goederen te kunnen opslaan als er ruimteproblemen zijn
- Inschakeling van middelen - personeel en apparatuur - voor de behandeling en verdere verwerking van geleverde goederen en koopwaar
- Het afstemmen van de productieplanning
Aankondiging bij betalingstransacties - betalingsadvies en factuuradvies
De betalingsmededeling informeert de ontvanger vooraf over een binnenkomende betaling. Het bevat de volgende informatie:
- Factuurdatum
- Factuurnummer
- Betalingsbedrag
- Eventuele contante korting aftrek
- Eventuele creditnota
Een aankondiging van betaling is vooral nuttig voor collectieve overboekingen. Hier wordt de betaling direct toegewezen aan de bijbehorende tegenprestatie, waardoor de ontvanger deze gemakkelijker kan volgen. De toewijzing van de betaling in een betalings adviesnota wordt gemaakt aan de hand van een gedetailleerde lijst van alle berekende posten waarop de betaling betrekking heeft (facturen of creditnota's).
Met de aankondiging van factuur ontvangt de ontvanger vooraf informatie over een inkomende factuur. Hier worden dezelfde gegevens gespecificeerd als in de aankondiging van betaling
